شرح خدمات مشاور ایزو چیست؟
شرح خدمات مشاورایزو چیست ؟اگر قصد دریافت گواهینامه ایزو را دارید، احتمالاً این سؤال برایتان پیش آمده است که شرح خدمات مشاور ایزو دقیقاً شامل چه مواردی میشود و یک مشاور ایزو از ابتدای پروژه تا زمان اخذ گواهینامه چه وظایفی بر عهده دارد. آشنایی با شرح خدمات مشاور ایزو به مدیران سازمانها کمک میکند تا قبل از انتخاب شرکت مشاوره، انتظارات واقعبینانهای از خدمات داشته باشند و بتوانند پروژه استقرار استانداردهای مدیریتی را با موفقیت اجرا کنند.
بسیاری از افراد تصور میکنند وظیفه مشاور ایزو تنها تهیه چند فرم و مستند است، در حالی که این تصور کاملاً اشتباه است. یک مشاور حرفهای علاوه بر طراحی مستندات، در شناسایی فرآیندها، آموزش کارکنان، پیادهسازی الزامات استاندارد، اجرای ممیزی داخلی و آمادهسازی سازمان برای ممیزی صدور گواهینامه نیز نقش اساسی دارد.
اگر اجرای پروژه بهدرستی انجام نشود، حتی در صورت دریافت گواهینامه، سیستم مدیریت عملاً کاربردی نخواهد بود و پس از مدت کوتاهی کنار گذاشته میشود. به همین دلیل انتخاب یک مشاور ایزو متخصص، یکی از مهمترین عوامل موفقیت پروژه است.
چرا شناخت شرح خدمات مشاور ایزو اهمیت دارد؟
قبل از امضای قرارداد، بسیاری از کارفرمایان فقط درباره هزینه مشاوره سؤال میکنند، در حالی که سؤال مهمتر این است که در قبال این هزینه چه خدماتی دریافت خواهند کرد؟
اگر شرح خدمات بهصورت شفاف مشخص نشده باشد، ممکن است در طول پروژه اختلافاتی بین مشاور و کارفرما ایجاد شود. به همین دلیل، آشنایی با وظایف مشاور باعث میشود:
- محدوده خدمات مشخص باشد.
- مسئولیتهای طرفین شفاف شود.
- زمان اجرای پروژه قابل پیشبینی باشد.
- کیفیت اجرای سیستم مدیریت افزایش پیدا کند.
- احتمال موفقیت در ممیزی بیشتر شود.
شرح خدمات مشاور ایزو از آغاز پروژه تا اخذ گواهینامه
اجرای پروژههای ایزو معمولاً شامل چند مرحله اصلی است که هر کدام نیازمند دانش، تجربه و برنامهریزی دقیق هستند.
۱. برگزاری جلسه شناخت سازمان
اولین خدمت مشاور، شناخت دقیق سازمان است.
در این جلسه معمولاً موارد زیر بررسی میشوند:
- زمینه فعالیت شرکت
- محصولات یا خدمات
- تعداد کارکنان
- ساختار سازمانی
- مشتریان
- الزامات قانونی
- اهداف مدیریت
این اطلاعات به مشاور کمک میکند تا روش مناسب پیادهسازی را انتخاب کند.
۲. انجام Gap Analysis یا بررسی وضعیت موجود
پس از شناخت سازمان، مشاور وضعیت فعلی را با الزامات استاندارد مقایسه میکند.
در این مرحله بررسی میشود:
- چه مستنداتی وجود دارد.
- کدام الزامات قبلاً اجرا شدهاند.
- چه نقاط ضعفی وجود دارد.
- چه اقداماتی باید انجام شود.
خروجی این مرحله، برنامه زمانبندی اجرای پروژه خواهد بود.
۳. تعیین دامنه سیستم مدیریت
یکی از مهمترین خدمات مشاور ایزو، تعیین دامنه سیستم مدیریت است.
دامنه مشخص میکند:
- چه فعالیتهایی تحت پوشش استاندارد قرار میگیرند.
- کدام واحدها مشمول سیستم مدیریت هستند.
- محصولات و خدمات شامل چه مواردی میشوند.
تعریف صحیح دامنه از ایجاد عدم انطباق در ممیزی جلوگیری میکند.
۴. شناسایی فرآیندهای سازمان
یکی از مهمترین بخشهای شرح خدمات مشاور ایزو، شناسایی فرآیندهای سازمان و رویکرد فرایندی است.
مشاور با همکاری مدیران، فرآیندهای اصلی، مدیریتی و پشتیبانی را مشخص میکند.
برای هر فرآیند معمولاً اطلاعات زیر تهیه میشود:
- هدف فرآیند
- مسئول فرآیند
- ورودیها
- خروجیها
- شاخص عملکرد
- ریسکها
- فرصتها
۵. طراحی ساختار مستندات
پس از شناسایی فرآیندها، نوبت به طراحی مستندات میرسد.
یک مشاور حرفهای مستندات را متناسب با نیاز واقعی سازمان تهیه میکند، نه اینکه صرفاً فرمهای آماده اینترنتی را در اختیار مشتری قرار دهد.
مستندات ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- خط مشی
- اهداف
- روشهای اجرایی
- دستورالعملها
- فرمها
- چک لیستها
- سوابق
- ماتریس ریسک
- برنامههای عملیاتی
۶. آموزش کارکنان
یکی از مهمترین دلایل شکست پروژههای ایزو، آموزش ناکافی کارکنان است.
به همین دلیل، آموزش بخش مهمی از شرح خدمات مشاور ایزو محسوب میشود.
موضوعات آموزشی معمولاً شامل:
- آشنایی با استاندارد
- تفکر مبتنی بر ریسک
- مدیریت فرآیندها
- نحوه تکمیل فرمها
- مسئولیتهای کارکنان
- نحوه پاسخگویی به ممیز
۷. اجرای عملی سیستم مدیریت
بعد از آموزش، اجرای واقعی سیستم آغاز میشود.
در این مرحله مشاور:
- اجرای فرمها را کنترل میکند.
- فرآیندها را پایش میکند.
- مشکلات را برطرف میکند.
- جلسات منظم با مدیران برگزار میکند.
- میزان پیشرفت پروژه را ارزیابی میکند.
این مرحله مهمترین قسمت پروژه است؛ زیرا اگر سیستم فقط روی کاغذ اجرا شود، در ممیزی با مشکلات متعددی روبهرو خواهد شد.
جهت مشاوره و آموزش انواع سیستم های مدیریتی با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید .
02177942240 02177959675