بهبود فرایندهای سازمانی

بهبود فرایندهای سازمانی را در متن زیر دنبال بفرمایید:

 

 

یک وجه مشترک بین انواع فرایندهای مختلف وجود دارد. همه آن‌ها طراحی‌شده‌اند تا روش کاری شما و همکاران را هماهنگ کنند وقتی افراد از مجموعه مراحل به‌خوبی تست‌شده پیروی می‌کنند، با خطاها و تأخیرهای کمتری مواجه می‌شود، نیاز به دوباره‌کاری کمتری دارد و کارمندان و مشتریان احساس رضایت بیشتری می‌کنند فرایندهایی که خوب کار نمی‌کنند می‌توانند منجر به مشکلات زیادی شوند.

به‌عنوان‌مثال:

-مشتریان ممکن است به دلیل کیفیت پایین محصولات یا سرویس‌دهی نامطلوب شکایت کنند.
-همکاران احساس ناامیدی می‌کنند.
-کارها ممکن است تکرار شود یا انجام نشود.
-هزینه‌ها افزایش پیدا می‌کنند.
-منابع به هدر می‌رود.
-گلوگاه‌ها می‌توانند گسترش پیدا کنند و باعث از دست رفتن فرصت‌ها شود.
-بهبود فرایندهای کاری در سازمان

به‌روزرسانی کنید

وقتی با مسائلی که در بخش فوق گفته شد مواجه شدید، زمان آن رسیده است که فرایندهای مربوطه را بررسی و به‌روزرسانی کنید برای این کار، گام‌های زیر را انجام دهید:

گام اول: نقشه فرایندی (Process map) بکشید

بعدازاینکه تصمیم گرفتید کدام فرایند را بهبود دهید، هر مرحله از فرایند را با استفاده از فلوچارت یا دیاگرام مسیر شنا (Swim Lane Diagram – دیاگرام مسیر حرکت) یا سایر ابزارهای ترسیم فرایند مستند کنید. این ابزارها مراحل هر فرایند را به‌طور بصری نشان می‌دهند. دیاگرام‌های مسیر شنا کمی پیچیده‌تر هستند اما برای فرایندهایی که بین بخشی یا بین افراد هستند عالی است.

گام دوم: تحلیل فرایندها

از نمودار جریان یا دیاگرام مسیر شنا برای بررسی مشکلات درون فرایند استفاده کنید.سؤالات زیر را بررسی کنید:

-در چه مراحلی اعضای گروه یا مشتریان ناامید شدند؟
-کدام‌یک از مراحل باعث ایجاد گلوگاه شده است؟
-در چه شرایطی هزینه‌ها افزایش یا کیفیت کاهش پیدا کرد؟
-کدام‌یک از مراحل نیاز به‌صرف زمان بیشتری دارد یا باعث ایجاد تأخیرهای بیشتری می‌شود؟

ریشه‌های مشکلات

ابتدا از تحلیل علت ریشه (Root Cause Analysis)، تحلیل اثر و علت (Cause and Effect Analysis) یا ۵ چراها ( The 5 Whys) استفاده کنید تا ریشه‌های مشکلات را ردیابی کنید بعد از همه این‌ها اگر تنها علائم و نشانه‌ها را رفع کرده باشید، همین مشکلات دوباره بروز پیدا می‌کنند. با افرادی که تحت تأثیر این فرایند قرار دارند گفتگو کنید فکر می‌کنید مشکل کجاست و چه پیشنهاد‌هایی برای بهبود یافتن آن دارید؟

گام سوم: طراحی مجدد فرایند

حال می‌خواهید فرایند را مجدداً طراحی کنید تا مشکلاتی که شناسایی کرده‌اید را از بین ببرید. بهترین راه این است که با افرادی که مستقیماً با فرایند درگیر هستند کار کنید. ایده‌های آنان ممکن است رویکردهای جدیدی را آشکار کند.، همچنین، اگر در مرحله اولیه درگیر شوند مقاومت کمتری در برابر تغییر خواهند داشت.

گام چهارم: منابع موردنیاز را به دست بیاورید

پس‌ازاینکه فرایند را بازطراحی کردید، بایستی منابع موردنیاز برای پیاده‌سازی فرایند جدید را تأمین کنید. هر چیزی که نیاز است، را لیست کنید.

گام پنجم: پیاده‌سازی و برقراری ارتباط

ممکن است بهبود فرایند کاریتان منجر به تغییر سیستم‌ها، افراد یا فرایندهای موجود شود. برای مثال، ممکن است نیاز به استفاده از برنامه جدید، استخدام عضو جدید گروه یا آموزش پرسنل، داشته باشید.

گام ششم: فرایند را بازبینی کنید

فرایندهای خیلی کمی پیدا می‌شوند که از آغاز بی‌نقص کار کنند. بنابراین، بعدازاینکه فرایند جدیدی را راه‌اندازی کردید، نظارت دقیقی بر چگونگی عملکرد آن، در طول هفته‌ها و ماه‌ها داشته باشید تا مطمئن شوید که فرایند، نیازها و انتظارات را برآورده کرده است این نظارت باعث می‌شود به‌محض بروز مشکل بتوانید آن‌ها را رفع کنید.

 

جهت  مشاور ایزو در هر لحظه کارکنان فنی و کارشناس شرکت آریان گستر پاسخگوی شما می باشند،لذا همین حالا با ما تماس حاصل فرمایید.

02177942240-77959675

مشاوره استراتژی با آریان گستر

در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.