مدیریت کارمندان

مدیریت کارمندان . چطور یک خبر بد را به کارمندان بگوییم؟

رساندن خبر بد، کاری است که بالاخره باید در جایی از زندگی‌تان انجام دهید. مثلا، ممکن است مجبور باشید به رئیس‌تان بگویید که یکی از پروژه‌های اصلی به بودجه‌ای بیش از معمول نیاز دارد، یا شاید باید خبر تعدیل نیرو را به تیم‌تان بدهید، یا اینکه مجبور باشید جلوی دوربین رفته و به همه بگویید که محصول‌تان از نظر ایمنی مشکل دارد.

مدیریت کارمندان

مطرح کردن صادقانه، دلسوزانه و موقرانه‌ی خبر بد از اهمیت بالایی برخوردار است. روشی که شما خبر بد را اعلام می‌کنید تأثیر مستقیمی بر واکنش دریافت‌کننده‌ی خبر دارد و طرز رفتار شما در این موقعیت دشوار، خواه منفی و خواه مثبت، برای مدت طولانی در خاطره‌ها باقی خواهد ماند.

– درس‌هایی در زمینه‌ی علم پزشکی

تحقیقی در مجله‌ی جراحت‌های تکان‌دهنده و مراقبت‌های بحرانی، به چاپ رسیده‌، که در آن اشاره می‌کند اعضای خانواده‌های بیماران به رفتارهای پزشکان و پرستارانی که خبرهای بد را به آنها رسانده‌اند، بیشترین اهمیت را داده‌اند. این تحقیق نشان می‌دهد از دیدگاه کسانی که خبر بد را دریافت می‌کنند، چهار عامل مهم، به ترتیب اهمیت به شرح زیر هستند:

▪️رفتار کسی که خبر را می‌رساند.
▪️شفاف بودن خبر
▪️حریم خصوصی
▪️توانایی آن فرد در پاسخ دادن به سؤالات.

این نتایج، راهنمای خوبی در دنیای تجارت هم محسوب می‌شود و نشان می‌دهند که مهارت‌های رفتاری و ارتباطی تأثیر مهمی بر دریافت پیام شما دارند.

– استراتژی‌های ارتباطی
این پنج مرحله به شما کمک می‌کنند که بدون توجه به اینکه چه نوع خبر بدی را می‌خواهید برسانید، بتوانید آن را با صداقت، دلسوزی و متانت منتقل کنید.

1 خودتان را از نظر احساسی آماده کنید
خبر بد برای همه‌ی کسانی که در مکالمه حضور دارند استرس‌آور است. برای مدیریتِ این استرس، باید خودتان را از پیش آماده کنید. به خودتان زمان بدهید تا ذهن‌تان را آرام کرده، تمرکز کنید و به چیزی که می‌خواهید بگویید فکر کنید. اگر این کار را انجام دهید، احتمال اینکه در طول مکالمه درگیر احساسات شوید کمتر است.
به خاطر داشته باشید، هر‌ چقدر در موقع رساندن خبر بد، آماده‌تر و حرفه‌ای‌تر باشید، احتمال اینکه فرد مقابل آرام‌تر باقی بماند بیشتر است.

2 موقعیت را شناسایی کنید
مرحله‌ی بعدی شناسایی چند راه‌حل است، البته اگر راه‌حلی وجود داشته باشد. شاید شما نتوانید اوضاع را بهتر کنید، اما می‌توانید ناراحتی را به حداقل برسانید. اگر از قبل به راه‌حل‌ها فکر کرده باشید، حرفه‌ای بودن خود را ثابت خواهید کرد.
مثلا، تصور کنید که می‌بایست تغییر بزرگی در سازمان‌تان را اعلام کنید. بهتر است با جمع آوری اطلاعاتی درباره‌ی اینکه تیم‌تان چطور می‌تواند به آسانی و به سرعت، خود را با موقعیت جدید سازگار کند، وارد جلسه شوید و سعی کنید نکات مثبت را در این موقعیت شناسایی کنید.

3 به مکان و زمان دقت کنید
سعی کنید برای مکالمه یک جای خصوصی و خلوت را انتخاب کنید، مگر اینکه بخواهید خبر بد را به گروهی برسانید. خلوت بودن به فرد مقابل کمک می‌کند که به روشی که برایش راحت است به این خبر واکنش نشان دهد.
قدم بعدی، دقت کردن به زمان است. بهتر است خبر بد را هر چه سریع‌تر به اطلاع برسانیم. به تعویق انداختن خبر بد، باعث به وجود آمدن شایعات می‌شود و حتی ممکن است به اعتبار‌تان لطمه بزند.
با اینکه معمولا تلفن همراه و ایمیل سریع‌ترین روش برای برقراری ارتباط است، اما بدترین روش برای رساندن خبر بد محسوب می‌شود. بهترین راه برای این کار، برگزاری یک جلسه‌ی خصوصی است، چون می‌توانید از تُن صدا و زبان بدنِ مناسب برای برقراری ارتباطی دلسوزانه استفاده کنید. این علائم مهم معمولا در تماس تلفنی از دست می‌روند و در ایمیل اصلا وجود ندارند.

4 بی‌ریا باشید
وقتی زمان رساندن پیام می‌رسد، سعی کنید دلسوز و مهربان باشید و با فرد مقابل محترمانه برخورد کنید. بهترین راه این است که درباره‌ی اتفاقی که افتاده و درباره‌ی کاری که برای بهتر شدن آن قرار است انجام دهید، رو‌راست و صادق باشید. سعی نکنید تقصیرها را گردن شخص دیگری بیاندازید، یا خود را توجیه کنید. این از نظر اخلاقی اشتباه است و ممکن است به آبروی شما لطمه وارد کند.
وقتی خبرهای بد را می‌رسانید، به احساسات فرد دیگر احترام بگذارید. اگر او می‌گوید «من عصبانی هستم!»، سعی کنید نشان دهید که او را درک می‌کنید. از مهارت‌های گوش‌دادن فعال استفاده کنید تا بتوانید چیزهایی که می‌گوید را بشنوید و درک کنید و بتوانید نگرانی‌ها را رفع کنید.
5 هرجا مناسب است، بر نکات مثبت تمرکز کنید

اگر موقعیت مناسب بود، سعی کنید نقاط مثبت موقعیت را پیدا کنید، شاید این کار بتواند در کاهش فشارِ موقعیت کمک کند. اما با دقت با این موضوع برخورد کنید. اگر خبری که می‌رسانید واقعا بد باشد، اشاره به نقاط مثبت تبعات منفی به بار می‌آورد

مشاوره سیستم مدیریت یکپارچه

اخذ گواهینامه ce

مشاور ایزو 

شماره های تماس:02177959675    02177942240

@Aryangostarc

در مسیر موفقیت با ما همراه شوید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *