اهميت اطلاعات در فرايند مديريت و كنترل پروژه ها

در این بخش توجه شما را به اطلاعاتی در رابطه با اهميت اطلاعات در فرايند مديريت و كنترل پروژه ها جلب مینماییم:
لازمه موفقيت در امر مديريت، در اختيار داشتن اطلاعات به منظور استفاده در فرايند تصميم گيري و مقدم بر آن مجهز بودن به مسيرهاي سريع و مطمئن اطلاعاتي براي دريافت داده ها و ابلاغ دستورها مي باشد. جريان اطلاعات نقش بسزايي در ميزان كارايي، اثربخشي و سرعت بهره برداري از منابع اطلاعاتي براي دستيابي به هدف پروژه دارد. اين داده ها شامل اطلاعات گذشته، روند جاري و برنامه هاي آينده ميباشد.

عدم قطعيت عوامل

به موازات رويارويي با پروژه هاي بزرگتر و پيچيده تر، موضوع عدم قطعيت عوامل، زمانها و هزينه ها جدي تر شده و امر تصميم گيري و مديريت بر پروژه به طور فزايند هاي مشكلتر خواهد شد. لذا درصورت در اختيار داشتن ابزارهاي برنامه ريزي، تصميم گيري، مديريتي و كانال هاي ارتباطي قوي ميتوان بر اين مشكل فائق آمد. به سخن ديگر يك سيستم اطلاعات مديريت پروژه كه بتواند ضمن برخورداري از انعطاف پذيري كافي، داده هاي لازم را از سطوح مختلف سازمان پروژه گردآوري، پردازش، خلاصه سازي و ارائه نموده و در مقابل اطلاعات پروژه، دانش لازم براي مديريت بر پروژه را فراهم مي كند.

به گونه اي كه اطلاعات زمينه را براي ارتقاء درك ها، پايه گذاري اهداف، توسعه مكانيزمهاي كنترل، برنامه ريزيها، اجراي فعاليتها، تشخيص تغييرات و استحكام پروژه مساعد ميسازد.

اطلاعات به اندازه منابع فيزيكي پروژه حائز اهميت هستند:

يك پروژه همراه با فعاليتهاي خود حجم بسيار زيادي از اطلاعات را كه توام با پيشرفت پروژه دائماً بر ميزان آنها افزوده مي شود در بردارد، كه به دو دسته كلي قابل تفكيك هستند. دسته اول اطلاعات مربوط به برنام هريزي پروژه و برنامه زمانبندي فعاليتهاست و دسته دوم به محدوده زماني از آغاز پروژه تا پايان آن و مشتمل بر اطلاعات مربوط به آغاز و انجام هريك از فعاليتها و نحوه پيشرفت آنها مي باشد. واحد برنامه ريزي پروژه مسئوليت گردآوري، ثبت و پردازش اطلاعات را برعهده داشته و گزارشهاي دور هاي و موردي را توليد و در اختيار مدير پروژه قرار ميدهد.

اهميت و نقش اطلاعات در يك پروژه از آنجا ناشي مي شود كه از طريق ايجاد گزارشهاي دقيق و برخوردار از محتواي كامل در هر مقطع مي تواند اولاً افق واضحي را از آينده به منظور كسب آمادگي جهت رويارويي با مسائل و اتخاذ تدابير لازم در اختيار مدير و مجريان پروژه قرار دهد، ثانياً از طريق تقابل روند جاري امور، پيشرفت فعاليتها و وقايع روي داده با آنچه كه از قبل برنام هريزي شده بوده است، اختلافها را استخراج و جهت نظارت هرچه مؤثرتر و تطبيق با وضعيت جديد به برنامه ريزان و مدير پروژه ارائه دهد. اين در حالي است كه بخش عمده اي از اطلاعات ثبت شده پروژه پس از خاتمه آن و در زمان بهره برداري از محصول پروژه در زمينه نگهداري و توسعه طرح و همچنين برنام هريزي دقيقتر و اجراي مؤثرتر پروژ ههاي مشابه مورد استفاده قرار خواهند گرفت.

جهت مشاور ایزو مانند ایزو9001 با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.
02177942240-77959675
در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.