مدیریت مستندات

در اين متن اطلاعاتي در رابطه با مديريت مستندات ارائه شده است :

مدیریت مستندات کنترل نظام‌مند تمام اسناد، از لحظهٔ ایجاد ویا دریافت آن‌ها، تا پردازش، توزیع، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و بازیابی تا تغییر وضعیت نهایی آن‌ها است. هدف از مدیریت اسناد تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینهٔ ممکن است. سند به اطلاعات ذخیره‌شدهٔ ایجادشده ویا دریافت‌شدهٔ سازمان است که حاوی مدارک عملیات سازمان باشد و برای یک دورهٔ زمانی مشخص ارزش نگهدرای داشته باشد.

اسناد به پنج روش عمده دسته‌بندی می‌شوند:

١.با توجه به نوع استفاده
٢.جایی که از آن‌ها استفاده می‌شود
٣.ارزشی که برای سازمان دارند
٤.میزان حساسیت برای سازمان
٥.میزان رسمیت برای سازمان

یک برنامهٔ مدیریت اسناد جامع شامل ذخیره‌سازی اسناد روی تمام رسانه‌ها، حفظ ویا امحاء اسناد، تطابق با الزامات قانونی بالادستی، مدیریت اسناد جاری و راکد، و حفاظت از اسناد حیاتی است. فعالیت‌های دیگر ممکن است شامل الکترونیکی کردن اسناد، ممیزی اسناد، مدیریت فرم‌ها، پیشگیری از بلایا، آماده‌سازی و احیاء ، انتخاب نرم‌افزار مناسب، و الزام و اجرای سیاست‌های مدیریت اسناد باشد.

برای مشاور ایزو و مشاور همین حالا با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.

02177942240-77959675

در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

برای اخذ ایزو 9001 با ما تماس بگیرید.