لوگو

چطور زمان کمتری برای خواندن ایمیلها صرف کنیم؟

 

 

شاغلان و افراد حرفه‌ای به ‌طور متوسط، ۲۸ درصد از زمان روزانه خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل می‌کنند. این اطلاعات براساس تحلیلی از موسسه مک‌کینزی به دست آمد این رقم ممکن است در کشورهای مختلف با هم تفاوت‌هایی داشته باشد و گاه به جای استفاده از ایمیل از سایر ابزارهای ارتباطی استفاده شود اما در نتیجه تفاوتی ندارد و هر روزه شاهد اتلاف زمان فراوانی برای مدیریت ایمیل‌ها هستیم این رقم برای کارکنان تمام‌وقت آمریکا به ۶/ ۲ ساعت می‌رسد و در این مدت باید به ۱۲۰ ایمیل مختلف جواب بدهند.

قانون «یک بار لمس»

برای مدیریت ایمیل‌های دریافتی می‌توان از قانون «یک بار لمس» استفاده کرد. به این معنی که تنها یک بار با هر ایمیل مواجه شوید و پس از خواندن آن، یا اقدام به حذفش کنید یا آرشیوش کنید این رویکرد می‌تواند عجیب به نظر برسد و برخی پیام‌ها نیاز به آن دارند تا با تاخیر به آنها جواب داده شوند. در هر صورت، ایمیلی که نیاز به پاسخ در آینده دارد، دیگر ایمیلی نیست که نیاز به خواندن آن داشته باشیم؛ بلکه وظیفه‌ای است که اقدام عملی می‌طلبد به همین دلیل باید آن را از صندوق ورودی خارج کرد و به فهرست کارهای در دست انجام، افزود.

بنابراین

ایمیل و ابزارهای اطلاع‌رسانی به قدری گسترش یافته‌اند که مانند بلای محیط کاری قرن ۲۱ به نظر می‌رسد. اما از طریق اجرای راه‌حل‌های ارائه شده می‌توان به کارآیی و اثربخشی زمان مصرفی خود افزود:

– اعلان ایمیل‌ها را خاموش کرده و ایمیل خود را هر یک ساعت چک کنید.
– تمام ایمیل‌ها را پس از خواندن از ایمیل خود خارج کنید.
– از گزینه‌های جست‌وجو و حتی ابزارهای جست‌وجوی اضافی ارائه شده در بازار برای پیدا کردن دوباره ایمیل‌های خود استفاده کنید.
– تنها دو پوشه برای ایمیل‌هایتان داشته باشید و از میانبرها برای آرشیو کردن آنها استفاده کنید.
– از زمان گذاشتن روی ایمیل‌های نامرتبط و کم‌اهمیت اجتناب کرده و آن را به هوش ماشینی بسپرید.

 

جهت  مشاوره ایزو در هر لحظه کارکنان فنی و کارشناس شرکت آریان گستر پاسخگوی شما می باشند،لذا همین حالا با ما تماس حاصل فرمایید.

02177942240-77959675

مشاوره ایزو 9001 تخصص ماست.

در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

شرکت آریان گستر

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *