ممیزی مراقبتی

ممیزی مراقبتی

در این بخش اطلاعاتی در رابطه با ممیزی ئاخلی ارائه شده است:

ممیزی مراقبتی یک ممیزی دوره ای است که توسط ممیز شخص ثالث انجام می گیرد و هدف آن نظارت بر روی سازمان است تا الزامات استاندارد ایزو را رعایت نموده باشد. نهاد گواهی دهنده به صورت دوره ای (معمولاً سالیانه) مشتریان خود را ممیزی می کند تا بتواند عدم انطباق ها را شناسایی کند و مطمئن شود که سیستم به خوبی در سازمان اجرا شده است. ممیزان باید در این ممیزی بهبود را مشاهده کنند و مطمئن شوند که سازمان یک سال است که سیستم را پیاده سازی می کند.

تمامی شرکت هایی که از ما استاندارد ایزو را دریافت می کنند حداقل یک بار در سال ممیزی مراقبتی می شوند و عدم انطباق های آنان شناسایی و رفع می گردد و سازمان ها برای معتبر ماندن گواهینامه خود باید بتوانند در ممیزی مراقبتی قبول شوند در غیر اینصورت یا مجدداً ممیزی می شوند و یا گواهینامه آنها به حالت تعلیق در می آید.

ممیزی های مراقبتی Surveillance Audits

در مدت زمان اعتبار گواهینامه ها (سه سال )، هرسال یک بار سیستم های مدیریت سازمان مورد ممیزی مراقبتی قرار خواهد گرفت.
ممیزی مراقبتی شامل ارزیابی مستندات تغییر یافته سیستم های مدیریت، برنامه ریزی و انجام ممیزی، بانضمام تهیه گزارش ممیزی و برقرار ماندن ثبت گواهینامه ها می باشد.
• در صورت وجود عدم انطباق در ممیزی مرحله دوم (عمده –جزیی) ، شرکت متقاضی موظف به رفع عدم انطباق و ارائه مدارک عینی در این موضوع می باشد .
• اگر پس از انجام ممیزی و بررسی مدارک رفع عدم انطباقها ، گزارشات مورد تایید ممیز و مدیر صدور گواهینامه بود ، صدور انجام می گردد .

جهت مشاور ایزو مانند ایزو9001 با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.
02177942240-77959675
در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

تفاوت ممیزی صدور و ممیزی مراقبتی

تفاوت ممیزی صدور و ممیزی مراقبتی

ممیزی صدور گواهینامه ایزو:

ممیزی صدور گواهینامه ایزو، همانگونه که در مقالات پیشین اشاره شد، بخش از فرایند صدور گواهینامه ایزو است که طی آن تیم ممیزی از طرف شرکت صدور گواهینامه ایزو در محل سازمان حاضر شده و میزان انطباق سازمان را با اصول استاندارد مورد نظر بررسی کرده و گزارش آن را به شرکت صدور گواهینامه ایزو ارائه می دهند. شرکت صدور گواهینامه ایزو مطابق گزارش واصله، در یک کمیته تصمیم گیری، وضعیت سازمان را مشخص می کند که صدور گواهینامه ایزو در شرایط فعلی برای سازمان قابل انجام است یا نیاز به اقدامات جانبی می باشد .

ممیزی صدور گواهینامه ایزو معمولا در دو مرحله انجام می گیرد:
stage one

مرحله اول که به آن stage one هم می گویند، عبارتست از بررسی مدارک و مستندات سازمان از حیث انطباق با آن چه در متن استاندارد الزام شده است. در واقع در این مرحله تیم ممیزی صدور گواهینامه ایزو صرفا مستندات سازمان نظیر خط مشی سازمان، اهداف سازمانی، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، فرم ها و … را مشاهده کرده و در خصوص کفایت آن ها نظر می دهد. در پایان این مرحله ممکن است ممیز کفایت مستندات را تایید کند و اجرای فاز دوم ممیزی صدور گواهینامه ایزو آغاز شود و یا ممکن است مهلت زمانی به سازمان داده شود تا مدارک و مستندات ناقص را تکمیل نماید. ممیزی Stage one می تواند در محل سازمان باشد (on-site)و یا به صورت دورکاری (off-site) انجام گیرد.

stage two

مرحله دوم که به stage two نیز معروف است، مرحله ای است که طی آن تیم ممیزی صدور گواهینامه ایزو در محل سازمان حاضر شده و نحوه اجرای مستندات تایید شده در گام قبل و سوابق اجرای آن را مورد بررسی قرار می دهد. در واقع در این مرحله است که مشخص می شود سازمان به صورت عملیاتی تا چه میزان الزامات استاندارد را استقرار داده و مستندات طراحی شده را اجرا کرده است. در خصوص اتفاقاتی که ممکن است پس از اجرای فاز دوم ممیزی صدور گواهینامه ایزو رخ دهد به مقاله پس از ممیزی مراجعه نمایید.

ممیزی مراقبتی:

در صورتی که مطابق ممیزی صدور گواهینامه ایزو، سازمان موفق به اخذ گواهینامه ایزو مربوطه شود، در واقع در ابتدای راه بهبود مستمر قرار گرفته است! به معنای دقیق تر، دریافت گواهینامه ایزو آن طور که برخی مدیران تصور می کنند پایان راه نیست، بلکه آغاز راهی به سوی بهبود مستمر است.

سازمان می بایست سیستم مدیریت طراحی شده را در طول زمان زنده و پویا نگهدارد و برای بهبود این سیستم تلاش کند. در همین راستا، شرکت صدور گواهینامه ایزو برای کسب اطمینان از حفظ و نگهداشت سیستم مدیریتی که سازمان طراحی کرده است، به طور دوره ای اقدام به ممیزی سازمان می نماید. این دسته از ممیزی ها با نام ممیزی مراقبتی شناخته می شوند. پس از صدور گواهینامه ایزو، گواهینامه مذکور تا ۳ سال دارای اعتبار است به این شرط که طی ۲ سال آتی ۲ ممیزی مراقبتی در سازمان انجام گیرد. لذا با توجه به این نکته، اگر چه تعیین فواصل زمانی ممیزی مراقبتی در اختیار سازمان است، اما فاصله دو ممیزی مراقبتی نباید بیش از ۱ سال باشد.

جهت مشاور ایزو مانند ایزو9001 با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.
02177942240-77959675
در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

ممیزی چیست؟

ممیزی چیست؟

در این بخش به دنبال پاسخی برای پرسش ممیزی چیست؟ هستیم:
فرایندی نظام یافته٬ مستقل و مدون به منظور بدست آوردن شواهد ممیزی و ارزیابی آنها به صورت عینی جهت تعیین میزانی که معیارهای ممیزی برآورده می شوند.

انواع ممیزی(Kinds of audit)

ممیزی شخص اول First party audit
ممیزی شخص دوم Second party audit
ممیزی شخص سوم Third party audit

ممیزی شخص اول(داخلی) Internal audit – First party audit

ممیزی است که توسط خودسازمان یاازجانب آن برای مقاصد داخلی انجام می گیرد ومی تواند مبنایی برای خوداظهاری سازمان درمورد انطباق باشد.

ممیزی شخص دوم Second party audit

ممیزی است که توسط طرف هایی که در مورد دامنه فعالیت سازمان ذینفع هستند٬ از قبیل مشتریان سازمان یا از جانب آنان و بر پایه معیار و استاندارد توافق شده انجام می گیرد.

ممیزی شخص ثالث Third party audit

ممیزی است که توسط سازمان های مستقل٬ دارای صلاحیت واعتباریافته در یک شرکت انجام می گیرد. این سازمانها انطباق یا الزاماتی ازقبیل الزامات استاندارد ایزو۹۰۰۱ و امثالهم راگواهی یا ثبت می کنند.

فرآیند ممیزی بدین صورت است که شرکت مدارک کاری خود را به شرکت های CB ارائه می دهد. یک حسابرس واجد شرایط به منظور ارزیابی سیستم مدیریت شرکت مطابق با الزامات استاندارد ایزو درخواستی از جانب شرکت در محل حضور پیدا می کند.  حسابرس معمولاً گزارش و تجزیه و تحلیل سیستم مدیریت شرکت را مطابق با استاندارد های ایزو ارائه می دهد. سیستم مدیریت کیفیت ایزو توصیه هایی برای بهبود کیفیت شرکت ارائه می کند که به شرکت کمک میکند که رو به جلو حرکت کند که در نتیجه ، گرفتن استاندارد های بیشتر از سازمان ISO می باشد .

جهت مشاور ایزو مانند ایزو9001 با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.
02177942240-77959675
در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

ممیزی چگونه انجام میشود؟

ممیزی چگونه انجام میشود؟

در اين قسمت اطلاعاتي در رابطه با چگونگي انجام فرايند مميزي (ممیزی چگونه انجام میشود؟) ارائه ميدهيم:

1-تشکیل تیم ممیزی

در مرحله اول هر شرکتی باید تعدادی از کارشناسان خود را برای تیم ممیزی داخلی تعیین کرده به آنها آموزشهای لازم جهت انجام ممیزی را ارائه کند. برای یک شرکت کوچک حداقل دو نفر و برای شرکت های بزرگ تر بسته به حجم کار و تعداد واحدها و فرایندها، تعداد نفرات تیم ممیزی می تواند بیشتر شود.این افراد باید با استانداردهای ایزو سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا باشند.

2- تهیه برنامه ممیزی یا Audit Program

در این گام مشخص می کنیم که در چه ماه های از سال چه واحد ها و چه فرایندهایی باید مورد ممیزی قرار بگیرد.با تهیه این برنامه مدیران فرایندها می دانند که چه ماهی از سال باید برای ممیزی داخلی آماده باشند.

3-تهیه چک لیست ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند.البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.

4-طرح ممیزی یا Audit Plan

طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهاً با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرح کلی ممیزی بود، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.

5-ارسال طرح ممیزی به واحدها

طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.

ممیزی چگونه انجام میشود؟

6-جلسه تیم ممیزی

در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی

7-افتتاحیه

معمولاً این گام در شرکت های کوچک صورت نمی گیرد و بیشتر برای جلسات ممیزی داخلی بیرونی و برای صدور گواهینامه هست اما در برخی از شرکت های بزرگ جلسه افتتاحیه با حضور مدیران فرایندها و مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. معمولاً در جلسه افتتاحیه به طرح ممیزی هم مجدد اشاره می شود.

ممیزی چگونه انجام میشود؟

8- اجرای ممیزی

مطابق طرح ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرایندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیز ها باید کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان بپرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت کنند.

9-ثبت عدم انطباقها

ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آنها و مغایرت آنها با بند استاندارد را ثبت کنند.مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.

ممیزی چگونه انجام میشود؟

10-جمع بندی و جلسه اختتامیه

در انتها و پس از اجرای ممیزی داخلی ابتدا اعضا تیم با یکدیگر جلسه ای گذاشته وموارد و مغایرت ها را بررسی و یکپارچه می کنند و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران این گزارش ارائه می شود و عدم انطباق های هر واحد و فرایند گفته می شود.پس از آن واحدها موظف هستند اقدام اصلاحی و همچنین زمان وفع عدم انطباق ها را اعلام کنند.

همین حالا با کارشناسان مشاور ایزو تماس حاصل فرمایید.
در مسیر موفقیت با ما همراه شوید.
مشاوره EFQM تخصص ماست.
021-77942240-77959675

 

اصول ممیزی

اصول ممیزی قسمت اول

قسمت اول توضیحات در مورد اصول ممیزی به شرح ذیل می باشد:

الف) درستکاري: مبنای حرفه ای بودن

ممیزان و افراد مدیریت کننده برنامه ممیزی بایستی:

– کار خود را با درستی و دقت و مسئولیت انجام دهند

– تمام الزامات قانونی قابل کاربرد را رعایت و با آن مطابقت کنند

– شایستگی خود را هنگام انجام کار اثبات کنند

– کار خود را به صورت بی طرف انجام دهند یعنی در تمام رفتارهای خود منصف و بدون گرایش باشند

-در مورد تاثیراتی که ممکن است بر داوری آنها در حین انجام یک ممیزی اعمال شود، حساس باشند.

ب) ارائه منصفانه: التزام به گزارش دهی صادقانه و صحیح

یافته های ممیزی، نتیجه گیری ممیزی و گزارش های ممیزی بایستی بازتاب صادقانه و صحیح فعالیت های ممیزی باشند. موانع مهمی که در طول ممیزی پیش می آید و اختلاف نظرات میان تیم ممیزی و سازمان ممیزی شونده که حل و فصل نشده اند، بایستی گزارش شوند. تبادل اطلاعات بایستی درست، دقیق، هدفمند، به موقع، شفاف و کامل باشد.

جهت مشاور ایزو  مانند ایزو 9001 با کارشناسان آریان گستر تماس حاصل فرمایید.

02177942240-77959675

در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

مشاوره مدیریت تخصص ماست.

اصول ممیزی

اصول ممیزي

برای اطلاعات در مورد اصول ممیزی متن زیر را توجه کنید:

¨ممیزی با اتکا به تعدادی اصول مشخص توصیف می شود. این اصول بایستی کمک کند تا ممیزی به ابزاری اثربخش و قابل اطمینان برای پشتیبانی از خط مشی ها و کنترل های مدیریت از طریق فراهم کردن اطلاعاتی که بر مبنای آن یک سازمان بتواند برای بهبود عملکرد خود اقدام کند، مبدل شود. پیروی از این اصول پیش نیاز ضروری برای ارائه نتیجه گیری کافی و مرتبط از ممیزی، و فراهم آوردن این امکان است که ممیزانی که مستقل از یکدیگر کار می کنند در شرایط مشابه به نتایج مشابه برسند.

راهنمایی های ارائه شده بر مبنای شش اصل به شرح زیر است:

الف) درستکاري

ب) ارائه منصفانه

ج) دقت حرفه اي مقتضي

د) محرمانگي

ه) استقلال

و) رويکرد مبتني بر شواهد

 

برای مشاور ایزو و آموزش ممیزی ایزو همین حالا با کارشناسان آریان گستر تماس بگیرید.

021-77942240-77959675

اخذ ایزو صدور ایزو صدور گواهی ایزو گواهینامه ایزو ایزو 9001:2015 Cb ایزو