روش اجرایی کنترل سوابق

روش اجرایی کنترل سوابق

 

 

مفهوم سوابق

سوابق حاوی اطلاعاتی هستند که عموما مبنای تصمیم گیری در سازمان را تشکیل می دهند، اگر سوابق غیر قابل دسترسی ، ناخوانا و یا صحت اطلاعات در آن مشکوک باشد، آنگاه تصمیم اتخاذ شده نادرست و متزلزل خواهد بود،به همین دلیل نیاز است تا سوابق نیز تحت کنترل قرار گیرند.

توجه کنید استاندارد تحت کنترل قرار دادن دو نوع سابقه را الزامی می داند و تحت کنترل قرار دادن سایر سوابق الزامی نیست:

1)سوابقی که به عنوان شاهدی هستند اتا دریابیم آیا الزامات در سازمان اجرا شده.
2)سوابقی که شواهد اجرای اثر بخش سیستم مدیریت کیفیت را برآورده می سازند.

با توجه به بند 4-2-4 و الزام به کنترل سوابق در متن استاندارد سازمان ها می بایست روش اجرایی به منظور نحوه برخورد با سوابق تهیه و در سازمان جاری نماید،
پس همانظور که قبلا نیز عنوان شد دوم روش اجرایی الزام شده در استاندارد روش اجرایی کنترل سوابق می باشد

روش اجرایی کنترل سوابق:
این روش اجرایی باید به نحوی تهیه گردد که کنترل های لازم جهت موارد زیر را تعریف نماید:

1)شناسایی : اختصاص یک کد و عنوان به سوابق- تاریخ تکمیل سوابق و…
2)بایگانی : نگهداری در مکان مشخص برای دستیابی آسان و سریع
3)حفاظت : جفاظت از گم شدن، آسیب دیدن، تغییر یافتن و از بین رفتن (مثلا تهیه یک پی اضافه)، جلوگیری از دسترسی افراد غیر مجاز
4)بازیابی : قابلیت دسترسی دوباره برای کسانی که نیاز به استفاده از سوابق دارند
5)نگهداری : دوره نگهداری سابقه
6)تعیین تکلیف : تصمیم گیری درباره یک سابقه پس از اتمام دوره نگهداری و نحوه وارهایی سوابق

 

جهت  مشاور ایزو در هر لحظه کارکنان فنی و کارشناس شرکت آریان گستر پاسخگوی شما می باشند،لذا همین حالا با ما تماس حاصل فرمایید.

02177942240-77959675

مشاوره ایزو 9001 تخصص ماست.

در مسیر موفقیت با ما همراه باشید.

شرکت آریان گستر

Summary
Article Name
روش اجرایی کنترل سوابق
Description
سوابق حاوی اطلاعاتی هستند که عموما مبنای تصمیم گیری در سازمان را تشکیل می دهند، اگر سوابق غیر قابل دسترسی ، ناخوانا و یا صحت اطلاعات در آن مشکوک باشد، آنگاه تصمیم اتخاذ شده نادرست و متزلزل خواهد بود،به همین دلیل نیاز است تا سوابق نیز تحت کنترل قرار گیرند. توجه کنید استاندارد تحت کنترل قرار دادن دو نوع سابقه را الزامی می داند و تحت کنترل قرار دادن سایر سوابق الزامی نیست:
Author
Publisher Name
مشاوره ایزو
Publisher Logo

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اخذ ایزو صدور ایزو صدور گواهی ایزو گواهینامه ایزو ایزو 9001:2015 Cb ایزو 'گواهینامه CE' دوره آموزشی ایزو دوره سرممیزی ایزو 9001 'استاندارد CE'